A Faturação Eletrónica surge sobretudo como fator de simplificação e automatização dos processos de negócio entre empresas, ao nível da contabilização e melhoria dos prazos de pagamento, com as consequentes poupanças e redução de custos associadas.
Em Portugal tem vindo a ser adoptada por vários setores de atividade ao longo dos últimos 20 anos, sobretudo através da imposição das empresas de maior dimensão, os grandes emissores e grandes receptores de faturas.
O retalho foi desde sempre o principal dinamizador desta desmaterialização, não apenas ao nível da fatura eletrónica, mas também de documentos de negócio relacionados, como a encomenda ou a guia de remessa, impondo de forma obrigatória as regras de faturação eletrónica a qualquer novo fornecedor com quem estabeleçam uma relação comercial.
Conheça as obrigatoriedades:
De acordo com a diretiva 2014/55/EU, uma fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permita o seu processamento automático e eletrónico. Noutras palavras, uma fatura eletrónica não é simplesmente uma fatura em papel convertida para um formato digital, como PDF.
A fatura eletrónica a que a diretiva se refere deve ainda ter o formato UBL 2.1 (Universal Business Language), formato eleito pelo nosso Ministério das Finanças e pela maioria dos países da União Europeia (UE) para a adoção da faturação eletrónica nos termos da ISO/IEC19845:2015.
Desta forma, o processo de faturação eletrónica requer um sistema tecnológico concreto para o efeito, tipicamente sob a forma de software de faturação eletrónica, que trata de gerar, validar, receber e enviar este formato de documentos pela sua empresa.
Desde 1 de janeiro de 2021 que as faturas em PDF enviadas por via eletrónica têm de ser assinadas com recurso a uma assinatura eletrónica qualificada. Este certificado qualificado é emitido para empresas e administração pública, sendo o equivalente digital do carimbo ou selo branco.
Face à complexidade inerente ao processo de faturação eletrónica, os prazos atribuídos a esta obrigatoriedade entrarão em vigor de forma faseada, sendo que em 2022 a obrigação tornou-se totalmente efetiva.
Segundo o Orçamento de Estado para 2024, o mês de janeiro de 2025 é a data final para a Autoridade Tributária considerar faturas em PDF como faturas eletrónicas.
De acordo com o enquadramento legal, a implementação da faturação eletrónica assume-se como um verdadeiro programa de transformação digital, processual e funcional.
A faturação eletrónica, a par com outras iniciativas de desmaterialização e transformação digital há muito que deixaram de ser uma opção, seja por motivações legais, de mercado, ou pela simples consciência.
Mas, quais são as vantagens da faturação eletrónica?
- Redução de custos
- Aumento da eficiência
- Agilidade nos processos
- Melhor cash flow
- Minimização dos erros
- Maior segurança e resiliência dos dados
- Integração com outros sistemas de gestão
- Sustentabilidade ambiental
- Maior satisfação dos clientes
Embora os benefícios sejam claros, a implementação da fatura eletrónica não está isenta de desafios. A adaptação de sistemas internos, a conformidade com regulamentações específicas e a garantia da segurança da informação são aspectos críticos que devem ser considerados pelas empresas ao adotar esta tecnologia.
Com a solução Faturação Eletrónica da ARTIVISION, pode enviar todas as suas faturas eletronicamente através de uma ferramenta única, a partir de qualquer sistema ou formato utilizado (por exemplo PDF). Responda ao enquadramento legal e aos desafios da transformação digital e aceleração da desmaterialização de processos de negócio.
A sua solução de faturação eletrónica:
Com toda a segurança e valor legal, a assinatura eletrónica com selo eletrónico garante a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo da fatura eletrónica durante os vários passos do processo: desde a emissão, ao envio, à receção e ao arquivo digital dos documentos.
Assine e envie:
Com o serviço de assinatura, a solução ARTVISION garante resposta aos restantes requisitos legais para fatura eletrónica.
- Assinatura eletrónica qualificada das suas faturas, reconhecida pelo eIDAS
- Conforme com o DL 28-2019 de Regulamentação da Fatura Eletrónica
- Rápido de implementar, simples de usar
Esta solução tem impacto positivo em todos os setores. Deixamos alguns exemplos:
- No setor do retalho, onde a velocidade e eficiência são essenciais, a fatura eletrónica simplifica a transação entre fornecedores e distribuidores, melhorando a gestão de estoque e a previsão de vendas.
- Empresas de serviços, como consultorias e agências, beneficiam da fatura eletrónica pela simplificação na gestão de contratos e na emissão de faturas recorrentes, melhorando o fluxo de caixa e a transparência financeira.
- No comércio em geral, a fatura eletrónica facilita o comércio internacional ao alinhar-se com os padrões internacionais de faturação eletrónica, simplificando as transações transfronteiriças e eliminando barreiras burocráticas.
Referências:
https://artvision.pt/faturacao-eletronica/
https://www.artsoft.pt/blog-inovacao/faturacao-eletronica-edi/
https://www.cegid.com/ib/pt/blog/faturacao-eletronica-2024-conheca-as-novas-regras-e-prazos-gp/
