Os últimos anos foram férteis em novidades legislativas ao nível da faturação eletrónica, com alguns avanços e muitos adiamentos pelo meio no que diz respeito à sua adoção.
O próximo ano não é excepção. Logo a partir de 1 de janeiro de 2025, todas as faturas eletrónicas, e demais documentos fiscalmente relevantes, como guias de transporte, recibos, etc, obrigam à presença de uma Assinatura Eletrónica Qualificada para serem válidos fiscalmente, substituindo os antigos certificados digitais. Esta mudança surge do Decreto-Lei n.º 28/2019, e garante autenticidade e integridade das faturas através da assinatura ou selo eletrónico qualificado, ambos previstos na legislação europeia.
No entanto, também tem deixado algumas dúvidas, porque muitas empresas já têm o ‘certificado digital’ que é, agora, substituído pela Assinatura Eletrónica Qualificada.
Afinal, o que é a Assinatura Eletrónica Qualificada?
Para cumprir as obrigações fiscais previstas, uma fatura ou outros documentos fiscalmente relevantes, quando emitidos por via eletrónica, têm de ter uma assinatura digital qualificada. Esta assinatura visa garantir a autenticidade de origem e a integridade de conteúdo.
O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, nos termos do disposto no n.2 do artigo 12.º, estabeleceu a obrigatoriedade de um certificado digital qualificado (assinatura digital qualificada ou selo eletrónico qualificado) no envio de faturas eletrónicas.
Assim, empresas que optem pela ‘Faturação Eletrónica’ são obrigadas a incluir:
- Assinatura eletrónica qualificada nos termos legais (que conterá informação da pessoa que está a assinar o documento);
- Selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014 (que conterá informação encriptada com a identificação da empresa).
Perante isto importa esclarecer que, embora sejam duas coisas distintas, a Assinatura Eletrónica Qualificada e o Selo Eletrónico Qualificado, ambas cumprem o mesmo objetivo de autenticação. Desta forma basta que a sua empresa adquira um único serviço de assinatura eletrónica qualificada, que este já incluirá o selo eletrónico.
Qual é o prazo para adotar a Assinatura Eletrónica Qualificada?
A data crucial para a transição será o mês de janeiro de 2025 . A partir dessa data, as faturas emitidas em formato PDF sem a Assinatura Eletrónica Qualificada não serão mais aceitas pela Autoridade Tributária como válidas. Portanto, as empresas que já emitem faturas eletrónicas devem preparar-se para implementar esta nova exigência até o final de 2024.
Como implementar a Assinatura Eletrónica Qualificada?
Se a sua empresa já utiliza faturação eletrónica, o primeiro passo é verificar se o seu software de gestão ou programa de faturação já oferece a integração com uma entidade certificadora habilitada pela União Europeia. Recomendamos que fale com a empresa que lhe implementou o software para receber informação sobre o assunto.
No caso de empresas que utilizam o software de gestão ARTSOFT, informamos que existe parceria com as três grandes entidades certificadoras – a DigitalSign, a Multicert e AMA, e que a ARTVISION pode disponibilizar à sua empresa.
Após ativar o serviço no ERP da empresa, a assinatura eletrónica qualificada pode ser aplicada de maneira automática, sem custos adicionais.
Adicionalmente apresenta-se uma quarta opção para associar a Assinatura Eletrónica Qualificada a faturas e documentos comerciais, esta manual e por via smartcard/Token USB, pelo software de gestão ARTSOFT.
Contacte-nos para saber mais sobre este opção.
Relembramos o que é a Fatura Eletrónica
Uma fatura eletrónica é um documento digital referente a uma operação comercial, cuja validade legal e inviolabilidade da informação é garantida por uma assinatura digital qualificada.
A fatura eletrónica é emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado, que permite o seu processamento automático digitalmente e o seu arquivo digital de acordo com a legislação.
Saiba mais sobre este tema aqui.
Como verificar se tem a Assinatura Eletrónica Qualificada?
Muitas empresas têm feito confusão sobre esta Assinatura e as assinatura digitais encriptadas ou certificados avançados com extensão CER ou PFX. No entanto, estes certificados avançados já não se enquadram com as novas legislações.
Para garantir que as suas faturas estão em conformidade com a legislação deve abrir o PDF da fatura e procurar pela opção “verificar assinatura”, acedendo a “detalhes do certificado” e, de seguida, separador “confiança”.
Portanto, é essencial que as empresas se antecipem às mudanças e façam os ajustes necessários para garantir que suas faturas sejam aceitas pela Autoridade Tributária a partir de 2025. Ao adotar a Assinatura Eletrónica Qualificada, a sua empresa estará em conformidade com a legislação e também contribuirá para um processo mais eficiente e seguro de faturação eletrónica.
Fale connosco para saber mais sobre o tema.
Referências:
https://artvision.pt/faturacao-eletronica/
https://www.artsoft.pt/blog-fiscalidade/faturacao-eletronica-selo/
